Avbrott – så hanterar du dem

Många människor, kollegor och vänner jag jobbat och jobbar med säger att de får mycket mer gjort när de jobbar hemma än när de är på kontoret. Och när man pratar närmare om det så blir det tydligt att det är alla avbrott som är den stora boven. Det finns skäl till varför många som får mycket gjort kommer tidigt och går sent eftersom de tidiga och sena timmarna är de mest produktiva på hela dagen. Men, herregud. Hör du hur det låter? I ett land med fem miljoner som jobbar så blir alla så mycket avbrutna att de hellre kommer till jobbet klockan sex för att få något gjort. Och istället för att sitta på jobbet efter klockan fem på kvällen, borde de se till att de inte blir avbrutna hela tiden så de kan komma hem till sina fruar, män barn, hobbies istället för att sitta och häcka på kontoret.

Familjemedlemmar, vänner och medarbetare är födda till att stjäla din tid. Särskilt när de själva är oinspirerade och flyr från sina egna jobb för att snacka bort din tid. Men det är inte deras fel. Det är ditt fel som inte gör det klart för dem när du behöver tiden till annat. Ett vanligt problem för många ensamföretagare till exempel är att kompisar plötsligt ploppar in på kontoret oanmälda ”för att de hade vägarna förbi”. Du kväver irritationen och låter dem äta upp din tid. Då blir det ju plötsligt ditt fel alltihop. Det är du som inte visar för andra att du har saker att göra. Man brukar ju säga att det är du som lär andra människor hur de ska behandla dig. Det är så sant. Och du behöver inte bli en glädjedödare för det. Om människor inte respekterar din tid – om de kallar dig till möten som de inte förberett, skickar e-post som inte har en tydlig koppling till dig, ramlar in på ditt kontor utan ett tydligt syfte – då har du tre val:

1. Att låta dem stjäla din tid
2. Att göra dig av med dem så gott du kan
3. Att visa dem över tid vad du förväntar dig av er jobbrelation (på ett snyggt sätt)



Ett experiment för att se om du tillhör gruppen som måste ändra vanor

Ta ett papper, två olikfärgade pennor och skriv veckans dagar högst upp. För varje gång du blir oplanerat avbruten i ditt jobb drar du ett streck. Avbrotten har såklart olika karaktär. En del är viktiga. Till exempel beställningar och annat som gör att vi får lön, men många kommer att vara bara just meningslösa avbrott. För de bra avbrotten gör du strecket med en färg och för de dåliga använder du en annan färg.

Gör det under en hel vecka så har du matematiken klar för dig. Säg att du blir avbruten 50 gånger om dagen av olika skäl och att varje avbrott tar fem minuter. Det betyder att du ägnar fyra timmar om dagen till avbrott. Och jag överdriver inte. Det kommer du att få se. Det spelar ingen roll om det är ett snabbt mail som du bara tar hand om. Har du ett jobb där du måste koncentrera dig tar det i alla fall några minuter innan du är helt inne i det igen.

Det viktigaste du kan göra när du vill ta bort avbrott från ditt yrkesliv är att sätta gränser. Avbrott är en del av dagen, så är det bara, men istället för att bli frustrerad över alla som ständigt stör dig så kan du lära dig att sätta gränser bättre. Andra människor är som regel inte ute efter att störa dig, de är bara inne i sina egna frågor och inser inte ens vad de gör när de kliver in mitt i ditt arbete. Det är ditt jobb att göra det klart för omgivningen när du kan och när du inte kan bli störd och att föra ut dem till omgivningen - och hålla dig till dem själv också. Säg att du till exempel inför en ”tyst timme” på morgonen då alla vet att det är tiden då du inte vill bli störd – och att du inför en annan timme senare den dagen då dörren är öppen för allt. En sån strategi visar att du inte är ett surkart som vill vara ifred utan att du också ger en annan tid där du är helt tillgänglig. Till att börja med kommer kanske personer att utmana systemet och då är det upp till dig att vänligt påminna om vad det är som gäller och att de kan komma tillbaka vid den öppna tiden. Efter ett tag kommer de att vänja sig vid det här. Förändringar tar tid men om du är envis så kommer du att få den viktiga timmen du behöver för det du behöver göra.



Är du med? Bra. Nu ska vi titta lite närmare på vad det är som kommer att försöka skapa avbrott när du behöver vara ifred och vad du kan göra åt detta.


Åtta vanliga källor till avbrott som stjäl din tid mer än annat

E-post. Har du ett pling varje gång det kommer ett nytt meddelande, stäng av det. Planera att kolla din mail två-tre gånger per dag efter ett schema istället och se till att du också har tid att svara på den brevskörd som kommit in vid de tillfällena också.

Telefonen. Använd telefonsvarare som ett dagligt verktyg istället för ett ”Du har kommit till NN. Jag kan inte svara just nu men lämna ditt namn efter pipet”. En telefonsvarare som dagligt verktyg förändras. På måndagar har du kanske ett meddelande som låter ”Hej, du har kommit till NN. Idag, måndag den 13 september kan jag ringa tillbaka till dig mellan 15 och 16 eftersom jag sitter upptagen med annat resten av dagen. Spela in ditt…”
Ge också den som ringer ett annat alternativ att nå någon annan eller att lösa sitt problem på ett annat sätt.

Medarbetare. Hjälp dina medarbetare att förstå skälet till varför du inte kan bli störd. Ge dem en tid när de kan få sina frågor besvarade eller tillgång till dig på annat sätt. Använd gärna en skylt att hänga på dörren och ge alla andra varsin skylt också.

Internet. Var försiktig med internet. Det är som en siren som drar in dig i tidsspillan. Bara att göra enkel research på nätet leder ofta vidare till att ”bara kolla aftonbladet.se” igen. Internet ställer inga krav och det känns ju nästan som att jobba när man sitter där och surfar. Om du verkligen vill surfa planlöst på nätet – avsätt tid för det och stäng av när klockan säger det.

Andra projekt – Ibland när du jobbar med en sak så poppar något annat du behöver göra upp i ditt huvud. Att börja göra det andra kan vara ett sätt att få slippa surdegen man sitter med. Om du verkligen inte vill göra det du ska göra så är det lätt att bli frestad av något annat. Du ljuger helt enkelt för dig själv för att smita undan (jag är expert på det). Om du kommer på något om ett annat projekt eller något du glömt (vattna blommorna) – gör en anteckning om det och ta tag i surdegen igen. Samma sak gäller alla snilleblixtar du får om allt annat än det du ska göra egentligen.

Stökigt kontor. Att ha det rörigt omkring sig drar ur energin i ditt jobb. Du letar efter pappret som du behöver nu och fastnar i en hög med andra papper och så börjar tankarna fara iväg åt andra håll om allt du måste göra, allt du har glömt att göra och den där ångesten tar bort all lust att göra det du hade bestämt dig för. Istället sätter du igång med något helt annat.

Hunger, toaletten, cigaretten. Innan du sätter igång att jobba så tar du hand om alla de behov som bara får dig att bli avbruten. Det kan ta halva dagen att passera genom kontoret för att ta hand om allt det där eftersom du möter folk du pratar med och blir distraherad igen

Professionella avbrytare. Det är personen på ditt kontor som gjort det till en konstart att aldrig få saker gjorda och som kommer in till dig, slår sig ner och börjar prata och aldrig slutar. Det smartaste sättet att bli av med den här typen är faktiskt rörelse. Om du sitter bakom ditt skrivbord, ställ dig upp och rör dig. Om du står upp, gå sakta därifrån. Du kan också ändra sinnesstämningen genom att tappa något eller vända sidan till. Du kan sträcka dig efter en pärm eller något annat som visar att du har saker att göra. Träna det här och se vad som fungerar bäst.

Och:

Bli inte själv en person som snor andras tid. Bli inte en som kommer för sent, ringer för att du flyr från en uppgift eller kliver in på andras kontor för att du hade vägarna förbi. Om du är en sådan person får du stå ut med att andra gör samma sak mot dig. Det här är vanligt hos chefer. Direkt när en ny sak dyker upp ska det trummas ihop ett möte eller direkt informeras om. Behövs det verkligen just nu? Är frågan du ska ställa dig.