Smarta tips om hur du genomför motiverande utvecklingssamtal

Ett utvecklingssamtal ska leda fram till ökad arbetsglädje och motivation, men även till högre effektivitet. Du som chef ska få redskap att målstyra, motivera, samt utveckla både arbetet och dina medarbetare. Utvecklingssamtalen måste förstås anpassas efter dina förutsättningar. Men det finns vissa allmänna saker som du bör tänka på för att få ett givande samtal som både du och dina medarbetare är värda.

Utvecklingssamtal - innehåll
Tänk igenom syftet med utvecklingssamtalet och var väl förberedd på de olika delarna som ska ingå. Påminn både dig själv och din medarbetare om att utvecklingssamtalet ska bestå av ett ömsesidigt utbyte vad gäller mål, samarbete, utvärdering och utveckling.

Utvecklingssamtalet ska ha tre olika perspektiv:
1. Du ska se bakåt: utvärdera vad som gjorts under året och hur väl målen har uppnåtts.
2. Du ska se nuet: hur ser arbetssituationen ut idag?
3. Sist, men inte minst ska du se framåt: vad vill vi göra? Vad behöver vi göra? Vad finns det för mål, krav, förväntningar och stöd?

Utifrån de perspektiven ska du ha med vissa områden. De delarna kan förstås skilja sig åt på olika arbetsplatser, men vissa delar är generella och ska finnas med på alla utvecklingssamtal för att de ska fungera som bäst. De delarna är:
• Mål. Företagets/kommunens/organisationens mål. Avdelningens/enhetens mål. Individens mål.
• Arbetssituation. Exempelvis belastning, effektivitet, arbetsglädje/motivation, eventuella problem, förändringsbehov (för båda parter), vad som fungerar bra.
• Samarbetet. Mellan chef och medarbetare och mellan medarbetarna.
• Utveckling. Behov hos båda parter. Utvecklingsmöjligheter, både i arbetssituationen och i form av utbildning. Utveckling kan ske både internt och externt.
• Uppföljning av tidigare samtal.


När du förbereder ditt utvecklingssamtal – tänk igenom de här delarna:
• Mål och delmål. Vilket är mitt syfte med samtalet? Vad vill jag uppnå? Vad ska det leda till på lång och på kort sikt? Vad vet jag och vad tror jag om den andra partens syfte?
• Bakgrund. Varför har jag som chef initierat samtalet? Gör en egen grundlig och ärlig sortering av dina motiv.
• Formen för förmedling. Vem är mottagaren? Vilken relation har vi till varandra? Vad är viktigt att förmedla? Hur kan jag bäst göra det till just den här personen?
• Neutral mark. Ett vanligt misstag är att förlägga samtalet till exempelvis chefens rum. Det gör att båda parter lätt går in i sina vanliga roller. Utvecklingssamtalet ska vara en dialog på så lika villkor som möjligt. Båda parter har ett ansvar för hur samtalet utfaller.
• Ärlig återkoppling. Utvecklingssamtalet måste genomsyras av öppenhet. Båda parter ska ge ärlig återkoppling, både i form av konstruktiv kritik och i form av beröm och uppskattning.
• Tiden är också en viktig faktor. Tänk på att avsätta tillräckligt med tid. En absolut minimitid är två timmar för att man ska hinna gå på djupet med frågorna och komma åt det som inte kommer upp först, men som kanske är allra viktigast.
• Kontinuiteten. Samtalen ska hållas minst en gång per år – helst två gånger per år. Det är också bra att dokumentera samtalen och att låta båda parter läsa och skriva under dessa anteckningar. Fördelen med detta är att man vet vad man kommit överens om. Dessutom kan anteckningarna användas vid ett uppföljningssamtal.
• Uppföljning. Varje samtal ska följas upp så att båda parter ser över och utvärderar vad som hänt med det man kom överens om.



Checklista för utvecklingssamtal

Förslag på frågor till dina medarbetare:
• Tycker du att våra mål stämmer med hur vi praktiskt arbetar? Ser du utifrån det något som kan förbättras?
• Hur tydliga är dina personliga mål? Ser du kopplingen mellan dem och målen för vår enhet och vårt företag? Hur vill du uttrycka den kopplingen?
• Vilka ser du som dina viktigaste arbetsuppgifter?
• Hur har du klarat dem sedan sist vi hade ett utvecklingssamtal?
• Vad ser du som ditt ansvar och dina befogenheter i ditt arbete? Behöver något bli tydligare?
• Har du uppnått de mål vi satte upp vid förra utvecklingssamtalet? Har jag som chef stöttat dig på rätt sätt och tillräckligt mycket?
• Finns det något som inte fungerar bra, som hindrar dig från att uppnå det du skulle vilja uppnå i ditt arbete?
• Har du rätt mängd arbete?
• Hur upplever du ditt arbete? När tycker du att det är roligt och fungerar bra? När är du inte motiverad?
• Är det något du tycker kan förbättras i vår fysiska eller psykiska arbetsmiljö?
• Får du användning för alla dina kunskaper och färdigheter i ditt nuvarande arbete?
• Behöver du ytterligare utbildning eller annat stöd för att bättre klara av ditt arbete?
• Har du förslag på några förbättringar vad gäller samarbetet inom vår enhet?
• Vad tycker du att jag kunde göra bättre som chef? Hur fungerar mitt sätt att leda arbetet för dig? Delegerar jag ansvar och befogenheter så att det fungerar bra? Hur tycker du samarbetet fungerar mellan oss?
• Vad tycker du att du själv att du kan förbättra?
• Vilka tycker du är dina starka sidor?
• Vilka individuella mål ser du som aktuella för dig i framtiden?

Till sist – den bästa frågan av alla: Vad vill din anställde åstadkomma nästa år? Vilket kan bli hennes/hans eget projekt att jobba på?